Vi har nog alla varit i en situation där ett email eller en mailkonversation har orsakat både ångest och oro. Hur ska jag formulera det här? Vad menar hen med det där? Är det okej att slänga in en emoji för att lätta upp stämningen? Varför får jag inget svar? Orosmomenten i emailvärlden må vara många, men att skicka ett mail behöver inte vara sådär läskigt som det först känns. I vår snabba e-mailskola lär vi dig de tips och tricks du behöver för att bli en snabb och duktigt kommunikatör.
Varför skriver vi mail?
För många av oss kan ett email kännas mindre läskigt än ett telefonsamtal, men tänk på att ett mail ska vara ett kort meddelanden som inte kräver en lång förklaring. Vet du med dig redan från början att en mailkonversation kommer att bli lång kan det vara bättre att ta upp telefonen och ringa personen i fråga. Eller varför inte skicka iväg ett snabbt email och be om ett möte där ni kan diskutera ämnet djupare?
Våga vara rak
Det är lika viktigt att vi uppträder korrekt och affärsmässigt i våra mailkonversationer som vi gör i övriga jobbsammanhang – så se till att din kommunikation alltid är artig och professionell. Ett bra och lättläst email ska vara kort, strukturerat och välformulerat, med minimalt utrymme för missförstånd. Förutom en trevlig hälsnings- och avskedsfras behöver du inte skriva mer än vad som är nödvändigt att ha med. Var trevlig, men rak på sak. Många skummar dessutom igenom sina mail för att snabbt avgöra vad som är prio ett under en dag, så gör mottagaren en tjänst och ha bara med det allra viktigaste. Vill du prata mer djupgående om ämnet är en jobblunch ett härligt alternativ!
Anpassa språket
Vi bör alltid anpassa språket och tonläget till mottagaren och sammanhanget – annars kan det lätt bli fel. För även om du respekterar din favoritkollega och din chef exakt lika mycket, betyder det inte att du bör tilltala dom på exakt samma sätt. Vid de tillfällen du känner dig osäker på vilken nivå du bör lägga dig på, är det alltid bäst att ta det säkra över det osäkra. Börja helt enkelt med att vara formell, och glid sedan in på den mer personliga och avslappnade banan om du känner att det passar konversationen.
Dela upp texten vid behov
Även om du bör undvika att skriva långa email, finns det tillfällen då våra meddelanden behöver innehålla mycket text. Vid dessa tillfällen är det viktigt att dela upp mailet i tydliga och lättlästa paragrafer och stycken så att mottagaren lättare kan ta del av informationen. Se även till att enbart ha samma typsnitt och teckenstorlek texten igenom, samt att använda fetstil och kursivt sparsamt.
Ha koll på ämnesraden
Huvudsyftet med en ämnesrad är att du kortfattat förmedlar syftet med mailet. Om du har en för lång ämnesrad kommer inte hela meningen att synas, så var sparsam med orden och låt den inte överstiga 50 tecken. Helst ska ämnesrad vara så rak på sak att mottagaren vet vad ditt email handlar om redan innan hen har öppnat meddelandet.
CC och BCC
Skillnaden mellan CC och BCC är viktigare än man först kan tro, så låt oss reda ut detta vanliga missförstånd en gång för alla. CC är en kopia och BCC är en hemlig kopia. CC använder vi om vi anser att någon annan, utöver mottagaren, ska ta del av mailkonversationen – men att personen i fråga inte förväntas att svara eller agera på innehållet. BCC, å andra sidan, används när vi vill att någon annan ska ta del av konversationen, men utan att mottagaren i fråga ska veta vem detta är. Något som är väldigt användbart när man till exempel ska skicka ett e-mail till en större kundgrupp.
Emojis
Emojis må vara härliga glädjespridare, men i professionella sammanhang där du inte känner mottagaren särskilt väl skulle vi avråda från att använda dina favoritikoner. Det är även viktigt att påpeka att man inte alltid behöver vara övertrevlig och lätta upp stämningen i ett mail – utan det är helt okej att skicka ett formellt och professionellt email sådär helt upp och ner. Du är inte otrevlig bara för att du är rak på sak. Tvärt om, du har fattat galoppen!
Korrekturläs
Oavsett om du har ont om tid, bör du alltid avsätta en minut eller två till att korrekturläsa ditt mail innan det skickas iväg. Ett felfritt email talar om för mottagaren att det borde tas seriöst, så gör ditt bästa för att skriva en text som har rätt grammatik och inga stavfel. Behöver du hjälp eller känner dig osäker kan du alltid be en vän att läsa igenom ditt meddelande, eller använda dig av ett av många rättstavningsprogram.
När ska man svara?
Det kan ta tid för mottagaren att gå igenom alla mail hen fått under dagen, så förvänta dig inte att få svar omedelbart. Dock är det vanligt att man svarar inom 24 timmar, men hastigheten varierar självklart beroende på ärende. Tycker du dock att du har fått vänta längre än du borde, så är det inget fel att skicka iväg ett snabbt och trevligt uppföljningsmail för att påminna mottagaren om att du ser fram emot hens svar.
Ta det inte personligt
När det kommer till skriven kommunikation finns det hög risk för misstolkningar. Välmenande skämt kan missförstås, och raka rör kan uppfattas som ett otrevligt bemötande. Problemet med detta är att vi läser ett email så som om vi hade skrivit det. Man gör alltså sin egen tolkning av texten, och blir irriterad över något som någon annan kanske inte skulle lägga märke till. Så gör dig själv en tjänst och sluta ta det som står skrivet så personligt. Genom att avlägsna egot från ekvationen och inte överanalysera sändarens motiv, kan du ta mailet för exakt vad det är: ett kort meddelanden som inte kräver en lång förklaring. Känner du dock att det är något som skaver och inte känns helt rätt med kommunikationen, så är det viktigt att du vågar ta upp telefonen för att ringa fråga om det är något du missuppfattat eller missat längs vägen. Det modet är en himla cool egenskap att ha, och dessutom något som både du och avsändaren kommer vinna på i längden!
Text Elin Beattie
